Privacyverklaring (AVG) – Stichting Kledingbank Amersfoort

Laatst bijgewerkt: 6 januari 2026

Stichting Kledingbank Amersfoort (“Kledingbank Amersfoort”, “wij”) vindt jouw privacy belangrijk. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Stichting Kledingbank Amersfoort
Nijverheidsweg-Noord 123–127, 3812 PL Amersfoort
Telefoon: 033 200 74 84
E-mail: kantoor@kledingbankamersfoort.nl
KvK: 32117481 RSIN: 816877269 (kledingbankamersfoort.nl)

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze werkzaamheden. Dat kan gaan om:

A) Bezoekers/klanten (kleding ophalen op afspraak)

Naam en contactgegevens (telefoon/e-mail)
Gezinssamenstelling (alleen voor zover nodig voor kledinguitgifte)
Gegevens uit een verwijsbrief, zoals achternaam familie, roepnamen en geboortedata, adresgegevens en reden van doorverwijzing (kledingbankamersfoort.nl)

Bijzondere persoonsgegevens (soms):
In een verwijsbrief kan in uitzonderlijke gevallen informatie staan over bijvoorbeeld gezondheid (bijv. “kan niet meekomen i.v.m. ziekte”). Dit zijn bijzondere persoonsgegevens. We vragen om dit zo beperkt mogelijk te houden en verwerken dit alleen wanneer het echt nodig is voor het plannen/uitvoeren van de afspraak. (kledingbankamersfoort.nl)

B) Donateurs (geld of spullen)

Naam en contactgegevens (als je die aan ons geeft)
Betalings- en donatiegegevens (bijv. bankgegevens/IBAN bij een overboeking)

C) Vrijwilligers en sollicitanten

Naam en contactgegevens
Beschikbaarheid en eventuele voorkeuren/taken
Eventuele gegevens die je zelf met ons deelt tijdens aanmelding/sollicitatie

D) Websitebezoekers en contactformulier

Gegevens die je invult in het contactformulier (naam/e-mail/bericht)
Technische gegevens die nodig zijn om de website te laten werken (bijv. IP-adres in serverlogs)

3. Waarvoor gebruiken we jouw gegevens (doeleinden)?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Afspraak maken en kleding verstrekken (incl. controleren van verwijsbrief en samenstelling huishouden) (kledingbankamersfoort.nl)
Contact met jou of met een verwijzende hulpverlener (bij vragen over afspraak/brief)
Vrijwilligerscoördinatie en (eventuele) werving
Financiële administratie (donaties, betalingen, boekhouding)
Beveiliging en continuïteit (bijv. beveiliging van systemen en het voorkomen van misbruik)
Verbetering van de website (basis technische analyses)

4. Op welke grondslag verwerken we jouw gegevens?

Volgens de AVG mogen we gegevens alleen verwerken met een geldige grondslag. Wij gebruiken met name:

Uitvoering van een overeenkomst / dienstverlening (bijv. afspraak en kledinguitgifte)
Wettelijke verplichting (bijv. administratie/boekhoudplicht)
Gerechtvaardigd belang (bijv. beveiliging, organisatie, beperkte interne registraties)
Toestemming (bijv. wanneer je ons vrijwillig extra informatie toestuurt of wanneer dat nodig is voor bijzondere gegevens)

5. Met wie delen we jouw gegevens?

Wij verkopen jouw gegevens nooit.

We delen gegevens alleen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld met:

IT/hosting en websitebeheer (verwerkers) om de website en systemen te laten functioneren. (kledingbankamersfoort.nl)
Bank/betaaldienst bij donaties of betalingen
Overheidsinstanties als we daartoe wettelijk verplicht zijn

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, maken we (waar nodig) afspraken om jouw privacy te beschermen.

6. Cookies en embedded content

Onze website kan cookies gebruiken die nodig zijn voor het functioneren van de site (functionele cookies). Als we analytische cookies (zoals statistieken) gebruiken, doen we dat bij voorkeur privacyvriendelijk en beperken we de gegevens.

7. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. (Autoriteit Persoonsgegevens)

Richtlijnen die wij aanhouden:

Gegevens voor afspraken/kledinguitgifte (incl. verwijsbrief): zo kort mogelijk, en alleen zolang nodig voor het seizoen/afhandeling en eventuele nazorg (tenzij we een wettelijke reden hebben om langer te bewaren). (kledingbankamersfoort.nl)
Contactformulieren/e-mails: zolang nodig om je vraag af te handelen, daarna verwijderen/archiveren volgens onze interne afspraken.
Vrijwilligersgegevens: zolang iemand actief is als vrijwilliger; gegevens van sollicitanten bewaren we niet langer dan nodig.
Financiële administratie (donaties/boekhouding): gegevens die onder de administratie vallen bewaren we in principe 7 jaar (fiscale bewaarplicht). (Belastingdienst)

8. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, zoals:

het verwijderen van gegevens uit de database zodra de afspraak is gepasseerd
toegangsbeperking (alleen bevoegde personen)
veilige opslag en waar mogelijk versleuteling/wachtwoordbeleid
minimale gegevensverwerking (alleen wat nodig is)

9. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG de volgende rechten:

Inzage in jouw gegevens
Correctie van onjuiste gegevens
Verwijdering (“recht op vergetelheid”), als we gegevens niet meer nodig hebben
Beperking van verwerking
Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Gegevensoverdraagbaarheid (in bepaalde gevallen)
Toestemming intrekken (als verwerking op toestemming is gebaseerd)

Wil je één van deze rechten gebruiken? Mail naar kantoor@kledingbankamersfoort.nl. (kledingbankamersfoort.nl)
Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen om een passende identificatie (we vragen nooit om méér dan nodig).

10. Klacht indienen

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. (Autoriteit Persoonsgegevens)

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze werkwijze of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op onze website.